Документальное оформление поступления и расходования материально-производственных запасов в автоматизированных системах бюджетных организаций

В годовой курсовой работе магистра на тему "Документальное оформление поступления и расходования материально-производственных запасов в автоматизированных системах бюджетных организаций" проводится оценка документального оформления поступления и расходования МПЗ в системе автоматизированного учета бюджетного учреждения на примере больницы. У курсовой работы особый статус - годовая курсовая работа магистра, на ее основе было написано магистерское исследование.
Ниже представлена часть исследования  

Содержание

Введение 3
1 Теоретические аспекты документального оформления поступления и расходования материально-производственных запасов в автоматизированных системах бюджетных организаций
1.1 Понятие и классификация материально-производственных запасов бюджетных организаций 6
1.2 Порядок документального оформления поступления и расходования материально-производственных запасов бюджетных организаций 10
1.3 Обзор программных продуктов для автоматизации бухгалтерского учета бюджетных организаций 18
2 Особенности документального оформления поступления и расходования материально-производственных запасов в ФГБУ «БОЛЬНИЦА» Минздрава РФ
2.1 Порядок документального оформления движения МПЗ в ФГБУ «БОЛЬНИЦА» Минздрава РФ 29
2.2 Особенности документооборота МПЗ в автоматизированных программах на примере ФГБУ «БОЛЬНИЦА» Минздрава РФ 41
Заключение 50
Список использованных источников 54
Приложения 58

Введение

Ни один экономический субъект в своей финансово-хозяйственной деятельности не может обойтись без применения материально-производственных запасов. Данные активы используются при производстве продукции, оказании услуг, выполнении работ, для целей управления и при реализации продукции. Бюджетные организации не являются исключением из данного правила. Под бюджетными организациями понимаются массивный блок юридических лиц государственного сектора экономики – государственные и муниципальные учреждения, которые в настоящее время представлены тремя видами: бюджетные, казенные и автономные учреждения.
Бюджетные организации используют в своей деятельности различные виды материальных запасов. Некоторым учреждениям разрешено продавать товары, которые также относятся к материальным запасам. Некоторые учреждения являются производителями продукции, которая входит в состав материальных запасов. Поэтому документальное оформление движения материальных запасов является важным аспектом учетной деятельности. Без надлежаще оформленных первичных учетных документов нельзя списать запас в затраты ни в бухгалтерском учете, ни для целей налогообложения прибыли. Ошибки первичного учета материальных запасов ведут к искажению сведений в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности.
Проблемы бухгалтерского учета государственных и муниципальных учреждений в настоящее время широко обсуждаются в научных и профессиональных кругах нашей стране по причине многолетней реформы бухгалтерского учета организаций государственного сектора и постепенному переходу к применению международных стандартов финансовой отчетности общественного сектора. Проблемам бухгалтерского учета в бюджетных организациях уделено большое внимание в работах Л.В. Гусаровой, Г.Г. Джамаловой, Л.Н. Мякининой, В.В. Семенихина, Г.Г. Ягудиной и других, но единого мнения по ряду вопросов бухгалтерского учета в учреждениях нет. Практически не нашли освещения вопросы автоматизации бухгалтерского учета в бюджетных организациях. Статьи, опубликованные в научных изданиях, носят, скорей, рекламный характер и не дают объективную оценку использования тех или иных методов автоматизации или программных продуктов. Между тем, по мнению автора, на современном этапе назрела проблема выбора программного решения по автоматизации бухгалтерского учета бюджетных организаций, которую следует решать путем проведения исследований и опросов для составления качественных характеристик программных продуктов.
Все вышесказанное определяет актуальность исследования и формирует цель работы – оценка автоматизации документального оформления учета движения материальных запасов в бюджетной организации.
Для достижения заданной цели были поставлены и последовательно решены следующие задачи:
1) изучить понятие и классификацию материально-производственных запасов бюджетных организаций;
2) определить порядок документального оформления поступления и расходования материально-производственных запасов бюджетных организаций;
3) осуществить обзор программных продуктов для автоматизации бухгалтерского учета бюджетных организаций;
4) исследовать порядок документального оформления движения МПЗ в ФГБУ «БОЛЬНИЦА» Минздрава РФ;
5) выявить особенности документооборота МПЗ в автоматизированных программах на примере ФГБУ «БОЛЬНИЦА» Минздрава РФ.
Предметом исследования являются вопросы автоматизации первичного учета движения материальных запасов в бюджетных организациях. Объектом исследования является организация бухгалтерского учета материальных запасов в федеральном бюджетном учреждении здравоохранения.
Исследование включает в себя введение, две главы, заключение, список использованных источников и приложения.
Во введении обосновывается актуальность исследования, формулируется цель, объект и предмет исследования, а также задачи, решение которых приведет к достижению цели.
Первая глава носит теоретический характер. В ней дано понятие материально-производственных запасов по отношению к бюджетным организациям, рассмотрена классификация материальных запасов в нормативных источниках, выявлен порядок и проблемы документального оформления движения материальных запасов учреждений, осуществлен обзор программных решений для автоматизации бухгалтерского учета учреждений.
Вторая глава выполнена на примере федерального бюджетного учреждения здравоохранения. В ней осуществлена оценка организации первичного учета движения материалов, медикаментов и готовой продукции в исследуемом учреждении, проведен анализ автоматизации документооборота в части оформления операций движения материальных запасов.
В заключении обобщены выводы проведенного исследования, обозначены основные проблемы и даны рекомендации по устранению выявленных нарушений.

Заключение

На основании проведенного исследования, нами были проанализированы нормативные документы в части учетных первичных документов по движению материально-производственных запасов и выявлены особенности ведения учета в бюджетных организациях. Для бюджетных организаций разработаны и утверждены унифицированные формы первичных учетных (сводных) документов. Вместе с тем законом о бухгалтерском учете и инструкцией для осуществления учета бюджетными организациями предусмотрена возможность самостоятельной разработки форм документов при условии наличия в них обязательных реквизитов.
Не все операции по учету движения материальных запасов могут быть оформлены при помощи унифицированных форм. Бюджетным организациям приходится либо разрабатывать собственные формы, либо применять формы, предусмотренные альбомами унифицированных форм или ведомственными рекомендациями.
Исследователи выделяют следующие проблемы документального движения учета материальных запасов бюджетных организаций: применение устаревших форм; отсутствие первичных документов как таковых или их ненадлежащее оформление; наличие пометов и исправлений в первичных документах; исправления в бухгалтерских проводках, внесенных без оформления соответствующих справок; не заключение договоров о материальной ответственности с материально-ответственными и подотчётными лицами.
В работе проведен широкий обзор действующих на отечественном рынке программ бухгалтерского учета для бюджетных организаций. Выявлены положительные и отрицательные моменты, связанные с работой в программе. Можно утверждать, что наибольшее распространение получили продукты компании «1С». Однако существуют и другие подобные программы автоматизации бухгалтерского учета для бюджетных учреждений, например «АС «Смета», «БЭСТ-5. Бюджетное учреждение», «БАРС-Бюджет». Выбор продукта, как правило, зависит от масштаба организации, ее финансовых возможностей, а также от учредителей, которые могут передать бухгалтерский учет бюджетной организации централизованной бухгалтерии и выбрать программу ведения учета для всех подведомственных ему учреждений. Следует отметить отсутствие объективной информации и проведенных исследований, подтверждающих качество и характеристики тот или иной программы, что ведет к необоснованному выбору программных продуктов для автоматизации учета.
Первичный учет материальных запасов в ФГБУ «БОЛЬНИЦА» Минздрава РФ осуществляется по формам, предусмотренным Приказом № 52н и формам, предоставленных контрагентами (поставщиками материальных запасов). Кроме этого, для учета ГСМ используются формы путевых листов, предусмотренные соответствующим постановлением Госкомстата РФ, а для учета медикаментов – специальные регистры аналитического учета, предусмотренные соответствующим нормативным актом.
Для автоматизации документального оформления и учета движения материальных запасов в ФГБУ «БОЛЬНИЦА» Минздрава РФ используются программные продукты «1С: Бухгалтерия государственного учреждения», econbol и самостоятельно разработанная программа складского учета продуктов питания и готовой продукции в пищеблоке. Данные программные продукты позволяют формировать необходимый набор первичных учетных документов и регистров синтетического и аналитического учета движения материальных запасов. Однако, данные программные продукты никак не интегрированы в общий электронный документооборот, который обеспечивается программой «АС Номенклатура дел». Кроме того, у данных продуктов отсутствует возможность интеграции между собой. Из-за этого бухгалтерам учреждения приходится выполнять дополнительную работу по подготовке данных синтетического учета движения продуктов питания и медикаментов и регистрации их в «1С: Бухгалтерия государственного учреждения» в режиме ручного ввода, что также увеличивает риски искажения бухгалтерской отчетности ФГБУ «БОЛЬНИЦА» Минздрава РФ.
В результате проведенного исследования, были выявлены следующие проблемы автоматизированного первичного учета материальных запасов в ФГБУ «БОЛЬНИЦА» Минздрава РФ:
1) отсутствие в учетной политике форм первичных учетных документов на списание ГСМ (путевых листов), а также регистров аналитического учета медикаментов;
2) отсутствие интеграции между программами ведения бухгалтерского учета, что приводит к дополнительным трудозатратам по обеспечению сопоставимости сведений различных участков бухгалтерского учета;
3) необходимость регулярной корректировки программы учета пищеблока при внесении изменений в инструкции по ведению бухгалтерского учета бюджетными организациями, что создает предпосылки ошибок в учете;
4) неэффективность графика документооборота по учету материальных запасов, что проявляется в отсутствии наказаний за несвоевременную сдачу документов в бухгалтерии и контроля за сроками сдачи документов;
5) неправильное оформление первичных учетных документов или их полное отсутствие.
Для решения первой проблемы в учетную политику необходимо внести соответствующие изменения, то есть дополнить учетную политику приложениями, в которых следует отразить применяемые формы путевых листов и регистров аналитического учета медикаментов.
В качестве решения второй проблемы автором рекомендуется приобрести программный комплекс «1С-Рарус», на основе которого можно создать эффективную корпоративную систему с функциями планирования, учета, анализа и контроля. На сегодняшний день компания «1С» имеет все необходимые решения для автоматизации бизнес-процессов ФГБУ «БОЛЬНИЦА» Минздрава РФ в едином информационном пространстве.
В качестве решения проблем документооборота рекомендуется дополнить локальные нормативные акты нормами о санкциях за нарушения правил оформления и сдачи первичных учетных документов. Соответствующие изменения следует внести в коллективный договор и в положение о документообороте. Рекомендуется разработать памятки об оформлении первичных учетных документов и подготовить образцы, которые могут быть использованы в качестве примеров.
Для контроля сдачи документов в бухгалтерию необходима их регистрация. Для этого рекомендуется внести в форму первичных учетных документов реквизиты «принято с бухгалтерию» с указанием даты принятия, подписи ответственного лица и расшифровки подписи. Дополнительно можно предусмотреть реквизит «осуществлена регистрация в учете» также с указанием даты регистрации, подписи ответственного лица и расшифровки подписи. Для входящих документов (накладных, договоров, переписки) рекомендуется ставить штамп на свободном месте или оборотной стороне документа аналогичные записи «принято с бухгалтерию» и «осуществлена регистрация в учете» (при необходимости) с указанием даты принятия, подписи ответственного лица и расшифровки подписи. Таким образом, появиться возможность отследить временной разрыв между оформлением документа, передачей его в бухгалтерию и регистрацией операции в учете.
Контроль за правильным оформлением первичных документов и сроков их поступления должен быть осуществлен на трех уровнях:
1) бухгалтером, осуществляющим учет данного участка;
2) главным бухгалтером;
3) бухгалтерско-ревизионной службой.
Рекомендованные мероприятия позволят бухгалтерии ФГБУ «БОЛЬНИЦА» Минздрава РФ существенно повысить организацию и документальное оформление хозяйственный операций, что положительным образом скажется на всех участках бухгалтерского учета.

Графический и табличный материал

Иллюстрации
Рисунок 1 – Основные подходы к исследованию процесса формирования и движения МПЗ в организациях
Рисунок 2 – Экономическая сущность МПЗ
Рисунок 3 – Организационная структура бухгалтерии ФГБУ «БОЛЬНИЦА» Минздрава РФ
Рисунок 4 – Поступление материальных запасов в 1С: Бухгалтерия государственного учреждения» ФГБУ «БОЛЬНИЦА» Минздрава РФ
Рисунок 5 – Ведомость на выдачу материальных запасов в 1С: Бухгалтерия государственного учреждения» ФГБУ «БОЛЬНИЦА» Минздрава РФ
Рисунок 6 – Требование-накладная в 1С: Бухгалтерия государственного учреждения» ФГБУ «БОЛЬНИЦА» Минздрава РФ
Рисунок 7 – Акт списания инвентаря в 1С: Бухгалтерия государственного учреждения» ФГБУ «БОЛЬНИЦА» Минздрава РФ
Рисунок 8 – Бухгалтерские справки в 1С: Бухгалтерия государственного учреждения» ФГБУ «БОЛЬНИЦА» Минздрава РФ

Таблицы
Таблица 1 – Характеристика бухгалтерского учета в ФГБУ «БОЛЬНИЦА» Минздрава РФ
Таблица 2 – Первичные документы по учету движения материальных запасов в ФГБУ «БОЛЬНИЦА» Минздрава РФ
Таблица 3 – Формы регистров синтетического и аналитического учета материальных запасов (кроме медикаментов), применяемые в ФГБУ «БОЛЬНИЦА» Минздрава РФ
Таблица 4 – Формы и особенности оформления аналитических регистров по учету движения медикаментов в ФГБУ «БОЛЬНИЦА» Минздрава РФ
Таблица 5 – Анализ документооборота по учету движения материальных запасов в ФГБУ «БОЛЬНИЦА» Минздрава РФ
Таблица 6 – Проверка договорной дисциплины в ФГБУ «БОЛЬНИЦА» Минздрава РФ
Таблица 7 – Проверка оформления первичных документов учета материальных запасов в ФГБУ «БОЛЬНИЦА» Минздрава РФ

Приложения
Приложение А Договор о полной материальной ответственности
Приложение Б Приходный ордер на приемку материальных ценностей
Приложение В Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения
Приложение Г Меню-требование на выдачу продуктов питания
Приложение Д Требование-накладная
Приложение Е Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря
Приложение Ж Товарная накладная от поставщика
Приложение И Счет-фактура от поставщика
Приложение К Оборотная ведомость по нефинансовым активам
Приложение Л Синтетический регистр учета Анализ счета 105 «Материальные запасы» (фрагмент)