Аннотация. Расчеты с покупателями и поставщиками являются важнейшими бизнес-процессам любого экономического субъекта. При учете расчетов бухгалтерами необходимо учесть многочисленные требования налогового и гражданского законодательства, учитывать все нормы бухгалтерского учета, обращать внимания на решения арбитражной практики, а также следить за рекомендациями Минфина РФ и пожеланиями налоговых органов, которые перечисленные ведомства публикуют в письмах. В данной статье рассмотрены мероприятия по совершенствованию и оптимизации учета расчетов с покупателми и поставщиками в сельскохозяйственной организации.
Ключевые слова: поставщики, покупатели, контрагенты, кредиторская задолженность, дебиторская задолженность
Статья написана владельцем сайта Dipmall.ru.
Данная статья подготовлена в рамках оказания помощи по написанию статей для клиентов. Стоимость написания статьи зависит от темы, объема и требований и начинается от 1000 рублей. Все доступные способы связи с автором указаны в разделе Контакты.
Наименование субъекта исследования – ЗАО «СельПо». Финансовое состояние предприятия характеризуется как устойчивое, независимое от кредиторской задолженности, но прогнозы на улучшение не нашли свое отражение, т. к. в 2017 г. по сравнению с 2015 г. произошло снижение показателей эффективности деятельности.
Принцип организации бухгалтерского учета в организации – бухгалтерский учет ведет отдельное созданное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером. Форма ведения учета – журнально-ордерная с применением Excel. Отрицательным моментом в учете организации является отсутствие полной автоматизации. Весь учетный процесс, от формирования первичных документов до формирования бухгалтерской отчетности, ведется в ручном режиме при помощи программы Excel.
В результате проверки учета расчетов с покупателями и поставщиками в ЗАО «СельПо» за 2017 год серьезных нарушений выявлено не было. Вся первичная учетная документация составлена в соответствии с требованиями законодательства с незначительными нарушениями – отмечены ошибки в оформлении первичных документов. Арифметические операции отражены верно. Данные синтетического учета расчетов с покупателями и заказчиками соответствуют данным аналитического учета. Некорректных бухгалтерских записей выявлено не было.
В целом учет расчетов с покупателями и поставщиками в ЗАО «СельПо» ведется в соответствии с нормативно-правовыми актами Российской Федерации. Основными недостатками учета расчетов с покупателями и поставщиками в ЗАО «СельПо» являются следующие моменты:
1. Отсутствие надлежаще оформленного графика документооборота.
2. В оформлении первичных учетных документов по учету расчетов с поставщиками и подрядчиками имеют место некоторые недочеты по заполнению дополнительных реквизитов первичных документов, например, в накладной без номера от 15 января 2017 года не заполнено наименование организации и нет расшифровки подписи лица, получившего продукцию на складе.
3. По ряду договоров, которые заключены с покупателями, истек срок их действия, а дополнительные соглашения не заключены. Данный факт является существенным упущением бухгалтерских работников и работников отдела продаж. Смягчающим обстоятельством служит тот факт, что контрагенты по данным договорам являются постоянными клиентами ЗАО «СельПо».
4. Инвентаризация расчетов с поставщиками и подрядчиками осуществляется формально, без сбора подписи контрагентов на актах сверки задолженности.
5. В бухгалтерском учете ЗАО «СельПо» не отражен порядок аналитического учета расчетов с поставщиками и подрядчиками в разрезе основных видов и номенклатуры полученных материальных ценностей.
6. В ЗАО «СельПо» используется ручной способ бухгалтерского учета с применением электронных таблиц Excel.
Методика организации процесса учета расчетов с поставщиками и подрядчиками и составления отчетности должна происходить из реализации следующих взаимосвязанных направлений: методологического, технического, контрольного и финансового (табл. 1).
Таблица 1 – Мероприятия по совершенствованию организации учета расчетов с покупателями и поставщиками в ЗАО «СельПо»
| Наименование мероприятия | Общая характеристика |
| Методологический | Разработка внутренних нормативных документов (в первую очередь графика документооборота, в том числе электронного с контрагентами, и должностных инструкций бухгалтеров, осуществлявших учет расчетов с покупателями), регламентирующих порядок ведения учета и отражения в отчетности расчетов с поставщиками и подрядчиками учетом спецификации деятельности организации |
| Решение вопросов доработки аналитического учета расчетов с поставщиками и подрядчиками и составления внутренней отчетности | |
| Технический | Возможность перехода на 1C Бухгалтерия, dynamics NAV или Галактика ERP |
| Внедрение программы электронного документооборота с контрагентами ДАИДОК | |
| Финансовый | Разработка процедуры проведения взаимозачетов |
Для более эффективного учета расчетов с поставщиками и подрядчиками рекомендуется возложить обязанности по ведению данного участка на специалиста отдела бухгалтерии. В настоящее время учет всех расчетов, в том числе по оплате труда, возложен на 3-х специалистов группа учета оплаты труда и расчетов, обязанности которых не регламентированы, а свои функции они выполняют на основе ежедневных устных поручений главного бухгалтера.
Следовательно, одному из сотрудников данной группы следует поручить вести учет расчетов с поставщиками и подрядчиками. Обязанности этого специалиста вытекают из наименования должности. На нем лежит ответственности за ведение учета всех видов бухгалтерских расчетов с поставщиками и подрядчиками, выполняемых в рамках деятельности бухгалтерии организации.
Так как в ЗАО «СельПо» отсутствует надлежаще оформленный график документооборота, часто первичные документы попадают в бухгалтерию с опозданием. Поэтому в целях контроля и своевременного учета расчетов с покупателями и заказчиками, предлагаем образец графика документооборота, фрагмент которого (в части расчетов с покупателями и заказчиками) представлен в табл. 2.
Таблица 2 – Фрагмент график документооборота по учету дебиторской и кредиторской задолженности
| Наименование документа | Создание (получение) документа | Проверка документа | |||
| кол. экз. | Ответственный за выписку | Срок исполнения | Ответственный за проверку | Порядок представления | |
| Счет-фактура | 1 | Бухгалтер | По мере необходимости | Главный бухгалтер | По форме, утвержденной законодательством РФ |
| Акт об оказании услуг | 2 | Менеджер | По мере необходимости | Главный бухгалтер | По форме, разработанной ЗАО «СельПо» или организацией-поставщиком |
| Товарная накладная на реализацию продукции | 2 | Кладовщик | В момент реализации покупателю | Менеджер | По форме ТОРГ-12 |
| Товарная накладная на поступление | 1 | Поставщик | В момент поступления | Кладовщик | По форме документа поставщика |
Грамотно составленный график документооборота и соблюдение сроков формирования и перемещения документов способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между сотрудниками, укреплению контрольной функции финансового учета.
Рассмотрим методические рекомендации по совершенствованию учета расчетов с поставщиками и покупателями.
В отечественной практике бухгалтерского учета единый стандарт, регламентирующий учет расчетов с поставщиками и покупателями, отсутствует. Нормативно-правовое регулирование порядка ведения данного участка учета осуществляется при помощи различных правовых норм, порядков и положений по ведению бухгалтерского учета.
В этой связи для ЗАО «СельПо» рекомендуется разработка внутреннего нормативного акта, отражающего процессы возникновения, оценки, движения и списания дебиторской и кредиторской задолженности с поставщиками и покупателями с учетом специфики организационно-правовой формы и видов деятельности ЗАО «СельПо».
В положении по учету дебиторской и кредиторской задолженности поставщиками и покупателями (либо в целом контрагентов) могут быть приведены типовые корреспонденции счетов, формы первичных документов и порядок их заполнения, инструкция по формированию различных форм внутренней отчетности о состоянии и движении расчетов с контрагентами.
При постановке бухгалтерского учета по 60 и 62 счетам необходимо сформировать 3-х уровневую аналитику:
1) наименование организации или ФИО поставщика (подрядчика);
2) № договора с поставщиком (подрядчиком);
3) наименование продукции.
Построение аналитического учета должно обеспечить возможность получения данных по следующим документам и событиям финансово-хозяйственной деятельности:
— расчетным документам, срок оплаты которых не наступил;
— не оплаченным в срок расчетным документам;
— поставкам без счета-фактуры;
— выданным авансам;
— выданным векселям, срок оплаты которых не наступил;
— просроченным векселям;
— полученному коммерческому кредиту и др.
Для использования данной аналитики возможностей электронных таблиц Excel явно не достаточно. Предприятия, работающие в отрасли производства сельскохозяйственной продукции, также используют программные комплексы 1С Предприятие 8.3, dynamics NAV или Галактика ERP. Проведем сравнительный анализ данных продуктов для целей учета расчетов с покупателями и заказчиками с целью рекомендации наиболее подходящей для ЗАО «СельПо» (табл. 3).
Таблица 3 – Сравнительный анализ программ 1С Предприятие 8.3, dynamics NAV и Галактика ERP для целей учета с покупателями и поставщиками
| Характеристика | 1С Предприятие 8.3 | Dynamics NAV | Галактика ERP |
| Цель использования | Обеспечение потребности в автоматизации бухгалтерского и налогового учета и подготовки регламентированной отчетности в небольших компаниях | Управление финансами, производством, взаимоотношениями с клиентами, цепочками поставок, ведения аналитики и электронной торговли | Выполнение в едином информационном пространстве типовых и специализированных задач управления предприятием, холдингом, группой компаний в условиях современной экономики |
| Масштабы деятельности | Для малых и средних предприятий и индивидуальных предпринимателей | Для субъектов малого и среднего бизнеса | Для средних и крупных предприятий, а также холдингов и групп компаний |
| Возможности программирования | Только с использованием встроенного языка программирования «1С:Предприятия 8.2» | Только с использованием встроенного языка программирования C/AL | поддерживает открытые стандарты разработки (XML, COM, ActiveX, ODBC), что в свою очередь дает возможность интеграции системы с любым специализированным или отраслевым программным обеспечением, офисными приложениями |
| Возможности для управления отношений с клиентами | Ограничиваются только расчетами | Имеет механизмы для систематизации контактов и истории клиентов. В их число входит ведение базы контрагентов, сегментирование контактов и управление ими | Реализуются в модуле «Управление заказами», который предназначен для автоматизации бизнес-процедур, связанных с планированием и контролем исполнения планов по сбыту продукции |
| Аналитический учет расчетов с покупателями и заказчиками | Настаивается пользователем при помощи субконто и системы субсчетов | Настаивается пользователем при помощи параметров системы | Настаивается пользователем при помощи параметров системы |
| Стоимость | Низкая | Средняя | Высокая |
Как следует из сведений табл. 3, наиболее подходящим для ЗАО «СельПо» программный комплексом является 1С Предприятие 8.3. Именно этот программный комплекс предназначен для малых предприятий, которым и является ЗАО «СельПо». Кроме того, для программирования 1С Предприятие 8.3 не обязательно нанимать специального программиста (для программирования в Галактика ERP и Dynamics NAV необходимо знать специальные языки программирования), так как разработчиками предусмотрен модуль для сельскохозяйственных предприятий. Помимо прочего, наиболее эффективный аналитический учет расчетов с покупателями и заказчиками возможен именно в 1С Предприятие 8.3.
Также было рекомендовано внедрить программу Диадок. Система Диадок – интернет-сервис для обмена электронными юридически значимыми документами между контрагентами. Данный сервис позволяет обмениваться формализованными и неформализованными первичными электронными документами между контрагентами. Формализованными документами являются документы, имеющие специальный утвержденный или рекомендуемый XML-формат, который позволяет проводить дальнейшую автоматизированную обработку таких документов.
Для ускорения погашения расчетов в ЗАО «СельПо» следует разработать процедуру проведения взаимозачетов, поскольку многие контрагенты являются одновременно и дебиторами, и кредиторами. При проведении взаимозачета составляется акт о проведении зачета взаимных требований. Акты обязательно нумеруются и подписываются главным бухгалтером. Дополнительно составляется соглашение на проведение взаимозачета. Статья 410 ГК РФ разрешает проведение взаимозачета в одностороннем порядке. Сумма по взаимозачету, указанная в акте, отражается в бухгалтерском учете по дебету счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и кредиту счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».
Разработанные предложения позволят бухгалтерии ЗАО «СельПо» организовать более точное и эффективное ведение бухгалтерского и налогового учета расчетов с поставщиками и покупателями, а также формировать полную и достоверную бухгалтерскую отчетность в части расчетов с контрагентами. В целом реализация мероприятий позволит усовершенствовать внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. А также минимизирует значение дебиторской и кредиторской задолженности, тем самым минимизирует риски финансовых потерь; обеспечит прогнозные значения финансовых документов, высокий имидж организации и повышения эффективной деятельности организации.
На DipMall.ru можно заказать магистерские исследования, бакалаврские исследования и дипломы специалистов (ВКР), курсовые работы, научные статьи и эссе, другие работы и исследования, купить готовую работу. Все доступные способы связи с автором указаны в разделе Контакты.
