Понедельник, 05 ноября 2018 23:07

Мероприятия по совершенствованию бухгалтерского учёта и состояния дебиторской и кредиторской задолженности

Оцените материал
(5 голосов)

Аннотация. Расчеты с покупателями и поставщиками являются важнейшими бизнес-процессам любого экономического субъекта. При учете расчетов бухгалтерами необходимо учесть многочисленные требования налогового и гражданского законодательства, учитывать все нормы бухгалтерского учета, обращать внимания на решения арбитражной практики, а также следить за рекомендациями Минфина РФ и пожеланиями налоговых органов, которые перечисленные ведомства публикуют в письмах. В данной статье рассмотрены мероприятия по совершенствованию и оптимизации учета расчетов с покупателми и поставщиками в сельскохозяйственной организации.

Ключевые слова: поставщики, покупатели, контрагенты, кредиторская задолженность, дебиторская задолженность

pokupateli postavshikiНаименование субъекта исследования – ЗАО «СельПо». Финансовое состояние предприятия характеризуется как устойчивое, независимое от кредиторской задолженности, но прогнозы на улучшение не нашли свое отражение, т. к. в 2017 г. по сравнению с 2015 г. произошло снижение показателей эффективности деятельности.
Принцип организации бухгалтерского учета в организации – бухгалтерский учет ведет отдельное созданное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером. Форма ведения учета – журнально-ордерная с применением Excel. Отрицательным моментом в учете организации является отсутствие полной автоматизации. Весь учетный процесс, от формирования первичных документов до формирования бухгалтерской отчетности, ведется в ручном режиме при помощи программы Excel.
В результате проверки учета расчетов с покупателями и поставщиками в ЗАО «СельПо» за 2017 год серьезных нарушений выявлено не было. Вся первичная учетная документация составлена в соответствии с требованиями законодательства с незначительными нарушениями – отмечены ошибки в оформлении первичных документов. Арифметические операции отражены верно. Данные синтетического учета расчетов с покупателями и заказчиками соответствуют данным аналитического учета. Некорректных бухгалтерских записей выявлено не было.
В целом учет расчетов с покупателями и поставщиками в ЗАО «СельПо» ведется в соответствии с нормативно-правовыми актами Российской Федерации. Основными недостатками учета расчетов с покупателями и поставщиками в ЗАО «СельПо» являются следующие моменты:
1. Отсутствие надлежаще оформленного графика документооборота.
2. В оформлении первичных учетных документов по учету расчетов с поставщиками и подрядчиками имеют место некоторые недочеты по заполнению дополнительных реквизитов первичных документов, например, в накладной без номера от 15 января 2017 года не заполнено наименование организации и нет расшифровки подписи лица, получившего продукцию на складе.
3. По ряду договоров, которые заключены с покупателями, истек срок их действия, а дополнительные соглашения не заключены. Данный факт является существенным упущением бухгалтерских работников и работников отдела продаж. Смягчающим обстоятельством служит тот факт, что контрагенты по данным договорам являются постоянными клиентами ЗАО «СельПо».
4. Инвентаризация расчетов с поставщиками и подрядчиками осуществляется формально, без сбора подписи контрагентов на актах сверки задолженности.
5. В бухгалтерском учете ЗАО «СельПо» не отражен порядок аналитического учета расчетов с поставщиками и подрядчиками в разрезе основных видов и номенклатуры полученных материальных ценностей.
6. В ЗАО «СельПо» используется ручной способ бухгалтерского учета с применением электронных таблиц Excel.
Методика организации процесса учета расчетов с поставщиками и подрядчиками и составления отчетности должна происходить из реализации следующих взаимосвязанных направлений: методологического, технического, контрольного и финансового (табл. 1).

Таблица 1 – Мероприятия по совершенствованию организации учета расчетов с покупателями и поставщиками в ЗАО «СельПо»

Наименование мероприятия Общая характеристика
Методологический Разработка внутренних нормативных документов (в первую очередь графика документооборота, в том числе электронного с контрагентами, и должностных инструкций бухгалтеров, осуществлявших учет расчетов с покупателями), регламентирующих порядок ведения учета и отражения в отчетности расчетов с поставщиками и подрядчиками учетом спецификации деятельности организации
Решение вопросов доработки аналитического учета расчетов с поставщиками и подрядчиками и составления внутренней отчетности
Технический Возможность перехода на 1C Бухгалтерия, dynamics NAV или Галактика ERP
Внедрение программы электронного документооборота с контрагентами ДАИДОК
Финансовый Разработка процедуры проведения взаимозачетов

Для более эффективного учета расчетов с поставщиками и подрядчиками рекомендуется возложить обязанности по ведению данного участка на специалиста отдела бухгалтерии. В настоящее время учет всех расчетов, в том числе по оплате труда, возложен на 3-х специалистов группа учета оплаты труда и расчетов, обязанности которых не регламентированы, а свои функции они выполняют на основе ежедневных устных поручений главного бухгалтера.
Следовательно, одному из сотрудников данной группы следует поручить вести учет расчетов с поставщиками и подрядчиками. Обязанности этого специалиста вытекают из наименования должности. На нем лежит ответственности за ведение учета всех видов бухгалтерских расчетов с поставщиками и подрядчиками, выполняемых в рамках деятельности бухгалтерии организации.
Так как в ЗАО «СельПо» отсутствует надлежаще оформленный график документооборота, часто первичные документы попадают в бухгалтерию с опозданием. Поэтому в целях контроля и своевременного учета расчетов с покупателями и заказчиками, предлагаем образец графика документооборота, фрагмент которого (в части расчетов с покупателями и заказчиками) представлен в табл. 2.

Таблица 2 – Фрагмент график документооборота по учету дебиторской и кредиторской задолженности

Наименование документа Создание (получение) документа Проверка документа
кол. экз. Ответственный за выписку Срок исполнения Ответственный за проверку Порядок представления
Счет-фактура 1 Бухгалтер По мере необходимости Главный бухгалтер По форме, утвержденной законодательством РФ
Акт об оказании услуг 2 Менеджер По мере необходимости Главный бухгалтер По форме, разработанной ЗАО «СельПо» или организацией-поставщиком
Товарная накладная на реализацию продукции 2 Кладовщик В момент реализации покупателю Менеджер По форме ТОРГ-12
Товарная накладная на поступление 1 Поставщик В момент поступления Кладовщик По форме документа поставщика

 

Грамотно составленный график документооборота и соблюдение сроков формирования и перемещения документов способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между сотрудниками, укреплению контрольной функции финансового учета.
Рассмотрим методические рекомендации по совершенствованию учета расчетов с поставщиками и покупателями.
В отечественной практике бухгалтерского учета единый стандарт, регламентирующий учет расчетов с поставщиками и покупателями, отсутствует. Нормативно-правовое регулирование порядка ведения данного участка учета осуществляется при помощи различных правовых норм, порядков и положений по ведению бухгалтерского учета. 
В этой связи для ЗАО «СельПо» рекомендуется разработка внутреннего нормативного акта, отражающего процессы возникновения, оценки, движения и списания дебиторской и кредиторской задолженности с поставщиками и покупателями с учетом специфики организационно-правовой формы и видов деятельности ЗАО «СельПо». 
В положении по учету дебиторской и кредиторской задолженности поставщиками и покупателями (либо в целом контрагентов) могут быть приведены типовые корреспонденции счетов, формы первичных документов и порядок их заполнения, инструкция по формированию различных форм внутренней отчетности о состоянии и движении расчетов с контрагентами.
При постановке бухгалтерского учета по 60 и 62 счетам необходимо сформировать 3-х уровневую аналитику:
1) наименование организации или ФИО поставщика (подрядчика);
2) № договора с поставщиком (подрядчиком);
3) наименование продукции.
Построение аналитического учета должно обеспечить возможность получения данных по следующим документам и событиям финансово-хозяйственной деятельности:
— расчетным документам, срок оплаты которых не наступил;
— не оплаченным в срок расчетным документам;
— поставкам без счета-фактуры;
— выданным авансам;
— выданным векселям, срок оплаты которых не наступил;
— просроченным векселям;
— полученному коммерческому кредиту и др.
Для использования данной аналитики возможностей электронных таблиц Excel явно не достаточно. Предприятия, работающие в отрасли производства сельскохозяйственной продукции, также используют программные комплексы 1С Предприятие 8.3, dynamics NAV или Галактика ERP. Проведем сравнительный анализ данных продуктов для целей учета расчетов с покупателями и заказчиками с целью рекомендации наиболее подходящей для ЗАО «СельПо» (табл. 3).

Таблица 3 – Сравнительный анализ программ 1С Предприятие 8.3, dynamics NAV и Галактика ERP для целей учета с покупателями и поставщиками

Характеристика 1С Предприятие 8.3 Dynamics NAV Галактика ERP
Цель использования Обеспечение потребности в автоматизации бухгалтерского и налогового учета и подготовки регламентированной отчетности в небольших компаниях Управление финансами, производством, взаимоотношениями с клиентами, цепочками поставок, ведения аналитики и электронной торговли Выполнение в едином информационном пространстве типовых и специализированных задач управления предприятием, холдингом, группой компаний в условиях современной экономики
Масштабы деятельности Для малых и средних предприятий и индивидуальных предпринимателей Для субъектов малого и среднего бизнеса Для средних и крупных предприятий, а также холдингов и групп компаний
Возможности программирования Только с использованием встроенного языка программирования «1С:Предприятия 8.2» Только с использованием встроенного языка программирования C/AL поддерживает открытые стандарты разработки (XML, COM, ActiveX, ODBC), что в свою очередь дает возможность интеграции системы с любым специализированным или отраслевым программным обеспечением, офисными приложениями
Возможности для управления отношений с клиентами Ограничиваются только расчетами Имеет механизмы для систематизации контактов и истории клиентов. В их число входит ведение базы контрагентов, сегментирование контактов и управление ими Реализуются в модуле «Управление заказами», который предназначен для автоматизации бизнес-процедур, связанных с планированием и контролем исполнения планов по сбыту продукции
Аналитический учет расчетов с покупателями и заказчиками Настаивается пользователем при помощи субконто и системы субсчетов Настаивается пользователем при помощи параметров системы Настаивается пользователем при помощи параметров системы
Стоимость Низкая Средняя Высокая

 

Как следует из сведений табл. 3, наиболее подходящим для ЗАО «СельПо» программный комплексом является 1С Предприятие 8.3. Именно этот программный комплекс предназначен для малых предприятий, которым и является ЗАО «СельПо». Кроме того, для программирования 1С Предприятие 8.3 не обязательно нанимать специального программиста (для программирования в Галактика ERP и Dynamics NAV необходимо знать специальные языки программирования), так как разработчиками предусмотрен модуль для сельскохозяйственных предприятий. Помимо прочего, наиболее эффективный аналитический учет расчетов с покупателями и заказчиками возможен именно в 1С Предприятие 8.3.
Также было рекомендовано внедрить программу Диадок. Система Диадок – интернет-сервис для обмена электронными юридически значимыми документами между контрагентами. Данный сервис позволяет обмениваться формализованными и неформализованными первичными электронными документами между контрагентами. Формализованными документами являются документы, имеющие специальный утвержденный или рекомендуемый XML-формат, который позволяет проводить дальнейшую автоматизированную обработку таких документов.
Для ускорения погашения расчетов в ЗАО «СельПо» следует разработать процедуру проведения взаимозачетов, поскольку многие контрагенты являются одновременно и дебиторами, и кредиторами. При проведении взаимозачета составляется акт о проведении зачета взаимных требований. Акты обязательно нумеруются и подписываются главным бухгалтером. Дополнительно составляется соглашение на проведение взаимозачета. Статья 410 ГК РФ разрешает проведение взаимозачета в одностороннем порядке. Сумма по взаимозачету, указанная в акте, отражается в бухгалтерском учете по дебету счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и кредиту счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».
Разработанные предложения позволят бухгалтерии ЗАО «СельПо» организовать более точное и эффективное ведение бухгалтерского и налогового учета расчетов с поставщиками и покупателями, а также формировать полную и достоверную бухгалтерскую отчетность в части расчетов с контрагентами. В целом реализация мероприятий позволит усовершенствовать внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. А также минимизирует значение дебиторской и кредиторской задолженности, тем самым минимизирует риски финансовых потерь; обеспечит прогнозные значения финансовых документов, высокий имидж организации и повышения эффективной деятельности организации.


 Статья подготовлена Александром Зачетным

Прочитано 252 раз Последнее изменение Суббота, 15 декабря 2018 20:37
Александр Зачетный
Александр Зачетный
Правый баннер